Elegir software de facturación en 2026 tiene una regla nueva: si no va a cumplir Verifactu, no lo contrates. El 1 de enero de 2027 (sociedades) y el 1 de julio de 2027 (autónomos) será obligatorio emitir las facturas desde un sistema adaptado al reglamento — y cambiar de herramienta dos veces en un año es un dolor evitable. Este es el checklist honesto de lo que debes exigir, las señales de alarma al comparar, y las preguntas que deberías hacerle hoy mismo a tu proveedor actual.
(Si aún no tienes claro qué es Verifactu, empieza por la guía completa: Verifactu para autónomos: qué es y cuándo será obligatorio. Y si hoy facturas con plantillas, esto te interesa antes: ¿Puedo seguir facturando en Excel o Word?)
Qué le exige la ley al software (resumen en 30 segundos)
El Reglamento de los sistemas informáticos de facturación (RD 1007/2023, con especificaciones técnicas en la Orden HAC/1177/2024) obliga a que el programa con el que emites facturas garantice la integridad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros. Los desarrolladores están obligados a ofrecer solo sistemas adaptados desde el 29 de julio de 2025; a ti, como usuario, la obligación te llega en las fechas de 2027.
Con eso claro, vamos a lo práctico: qué mirar cuando compares opciones.
El checklist: 8 cosas que debe cumplir (o prometer con fecha)
- Registros de facturación encadenados. Cada factura genera un registro con una huella digital (hash) que incorpora la del registro anterior. La cadena no hace imposible tocar los datos: hace que cualquier alteración quede al descubierto. Es el corazón técnico de Verifactu.
- Código QR en cada factura. Generado automáticamente, con los datos esenciales, para que el cliente o la AEAT puedan verificar la factura.
- Declaración responsable del fabricante. El documento con el que el desarrollador acredita que su sistema cumple el reglamento. Es LA prueba de cumplimiento — pídela o pide el compromiso por escrito de tenerla antes de tu fecha.
- *Soporte de la modalidad VERIFACTU (remisión a la AEAT). El envío de los registros a Hacienda en tiempo real es voluntario**, no obligatorio — existe una segunda modalidad legal sin remisión. Pero un buen software debería ofrecerte la opción, porque la modalidad con envío simplifica requisitos y permite la mención "factura verificable en la sede de la AEAT".
- Registro de eventos. El sistema debe dejar constancia de las operaciones relevantes (emisiones, anulaciones, incidencias): es parte de la trazabilidad exigida.
- Compromiso de actualización normativa. El calendario de Verifactu ya se ha movido dos veces y las especificaciones técnicas pueden ajustarse. Pregunta explícitamente: ¿quién y cómo mantiene el software al día cuando cambie la norma? Con una suscripción SaaS suele venir incluido; con software de pago único, cuidado.
- Conservación y copias de seguridad. Los registros deben conservarse y estar accesibles; tu proveedor debe explicarte dónde viven tus datos y qué pasa si te vas (exportación incluida).
- Que además te resuelva la fiscalidad, no solo la factura. Criterio práctico, no legal: si vas a pagar por una herramienta, que te prepare también el IVA y el IRPF trimestrales (Modelo 303 y 130), no solo el PDF de la factura. Verifactu es el motivo del cambio; que el cambio te mejore la vida entera.
Señales de alarma al comparar
- "Certificado/homologado por la AEAT." No existe. La Agencia Tributaria no certifica ni homologa programas — el cumplimiento se acredita con la declaración responsable del fabricante. Quien usa esa etiqueta, o no conoce la norma o te está vendiendo humo. En ambos casos, mala señal.
- "El envío a Hacienda es obligatorio, contrata ya." Miedo como táctica de venta y además incorrecto: la remisión en tiempo real es una modalidad voluntaria.
- Promesas de cumplimiento sin fecha ni compromiso escrito. "Estaremos adaptados" no es lo mismo que "tendremos la declaración responsable antes del [fecha], y si no, te devolvemos el dinero".
- Precios que se disparan tras la migración. Pregunta el precio de después de la oferta de captación. Migrar de software fiscal cuesta esfuerzo; que no te capturen barato para subirte la cuota cuando ya estés dentro.
Las preguntas para tu proveedor actual (por escrito)
Si ya usas un programa de facturación, antes de buscar alternativas mándale un email con tres preguntas — y guarda la respuesta:
- ¿Vuestro software estará adaptado al reglamento Verifactu (RD 1007/2023) y emitiréis la declaración responsable? ¿En qué fecha?
- ¿Soportaréis la modalidad de remisión VERI*FACTU a la AEAT?
- ¿La adaptación está incluida en mi plan actual o tendrá coste adicional?
Respuestas vagas o silencios administrativos son tu señal para empezar a comparar. Y si facturas con Excel o plantillas, tu "proveedor actual" eres tú: la decisión es directamente elegir herramienta durante 2026, con calma — idealmente en un cambio de año, que simplifica la numeración.
Las fechas, para tenerlas delante
| Quién | Obligación | Fecha |
|---|---|---|
| Desarrolladores y comercializadores | Ofrecer solo software adaptado | Desde el 29 de julio de 2025 |
| Sociedades (Impuesto sobre Sociedades) | Facturar con software adaptado | 1 de enero de 2027 |
| Autónomos (IRPF) | Facturar con software adaptado | 1 de julio de 2027 |
Gestolio en la era Verifactu
Gestolio es una de las opciones disponibles para autónomos: diseñada por un autónomo para autónomos, con el objetivo de simplificar la gestión fiscal del día a día. Nuestro compromiso es estar preparados para la obligación Verifactu antes de 2027, con la declaración responsable correspondiente. Hoy, Gestolio ya te organiza facturas y gastos y te prepara el resumen fiscal del 303 y el 130 casilla a casilla, listo para copiar en la sede de la AEAT — el punto 8 del checklist, que es donde un software se gana el sueldo cada trimestre.
Preguntas frecuentes
¿Existe el software certificado por la AEAT?
No. La Agencia Tributaria no certifica ni homologa programas de facturación. El cumplimiento del reglamento Verifactu se acredita mediante la declaración responsable del fabricante del software. Desconfía de cualquier proveedor que presuma de "certificación oficial".
¿Es obligatorio que el software envíe mis facturas a Hacienda en tiempo real?
No. La remisión de los registros a la AEAT (modalidad VERI*FACTU) es voluntaria y tiene ventajas, pero existe una segunda modalidad igualmente legal en la que el software firma, encadena y conserva los registros sin enviarlos.
¿Cuánto cuesta un software Verifactu?
Hay de todo: desde la aplicación gratuita básica que ofrecerá la propia AEAT para volúmenes mínimos, hasta suscripciones que van de unos pocos euros a varias decenas al mes según las funciones. Más importante que el precio de entrada es confirmar la declaración responsable y qué incluye la cuota (actualizaciones normativas, fiscalidad trimestral, soporte).
¿Qué es exactamente la declaración responsable?
El documento con el que el fabricante del software declara formalmente que su sistema cumple los requisitos del reglamento (RD 1007/2023 y Orden HAC/1177/2024). Es el mecanismo oficial de acreditación — sustituye a cualquier supuesta "certificación".
¿Puedo esperar a 2027 para decidirme?
Legalmente sí, pero es mala idea: los desarrolladores ya solo pueden ofrecer software adaptado desde julio de 2025, el mercado se está moviendo, y migrar con todo el mundo agolpado en el último trimestre encarece y complica la transición. La ventana cómoda es 2026.
Fuentes
- Real Decreto 1007/2023 — Reglamento de los sistemas informáticos de facturación (BOE)
- Orden HAC/1177/2024 — especificaciones técnicas, funcionales y de contenido (BOE)
- Real Decreto-ley 15/2025, de 2 de diciembre — aplazamiento de Verifactu a 2027 (BOE)
- AEAT — Desarrollo técnico del reglamento Verifactu
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