Hoy sí es legal facturar con Excel o Word en España. Pero esta práctica tiene fecha de caducidad: el 1 de julio de 2027 para autónomos y el 1 de enero de 2027 para sociedades, cuando será obligatorio emitir las facturas desde un software adaptado a Verifactu.
Por qué Excel y Word no cumplen con la normativa Verifactu
Excel y Word no están diseñados para satisfacer los requisitos técnicos que establece el Reglamento Verifactu (RD 1007/2023). La normativa exige un sistema que encadene las facturas, garantice la trazabilidad de cualquier cambio y registre automáticamente cada operación. Estos programas no ofrecen ninguna de esas capacidades:
- Sin registros encadenados: cada factura debe vincularse a la anterior mediante una huella digital, formando una cadena en la que cualquier alteración posterior queda al descubierto. Excel permite borrar o insertar filas sin dejar rastro auditable.
- Ausencia de huella digital (hash): cada registro debe incorporar un código criptográfico que permite detectar si ha sido modificado. Excel no integra esta funcionalidad.
- Falta de código QR: las facturas deben incluir un código QR con la información esencial, que permite verificarlas de forma rápida.
- Sin registro de eventos: el software debe grabar automáticamente las operaciones relevantes (emisión, anulación, incidencias). Excel no crea un registro de estas acciones.
- Sin garantía de inalterabilidad: la normativa exige que cualquier manipulación de facturas ya emitidas deje evidencia. En Excel y Word se puede editar a posteriori sin que quede rastro alguno.
Matiz importante: Excel sigue siendo útil para otros fines
Excel no queda obsoleto para todo. Sigue siendo una herramienta muy válida para elaborar presupuestos, gestionar listados de clientes o proveedores y llevar un control interno de gastos. Lo que caduca es su uso como sistema de emisión de facturas. El resto de sus aplicaciones permanece intacto.
El PDF no está prohibido
La normativa Verifactu no prohíbe enviar facturas en formato PDF. Lo que regula es el programa que genera la factura, no el formato en que se entrega al cliente. Puedes seguir enviando tus facturas en PDF siempre que el software que las crea cumpla el reglamento.
Qué ocurre si sigues facturando con Excel tras la fecha límite
Continuar con sistemas no adaptados después de las fechas límite se considera una infracción grave. La Ley General Tributaria, en su artículo 201 bis, establece multas de hasta 50.000 euros por ejercicio fiscal en el que se use un sistema que no cumpla el reglamento. No es una sanción por factura, sino por el sistema empleado durante el año.
Cambiar de herramienta a tiempo es, por tanto, bastante más barato que no hacerlo.
Alternativas para facturar de forma legal
Existen dos opciones principales:
- Software de facturación adaptado a Verifactu: programas que acompañan su producto de la declaración responsable del fabricante, el documento que acredita el cumplimiento del reglamento. Importante: la Agencia Tributaria no certifica ni homologa software — esa figura no existe; el cumplimiento se acredita siempre con la declaración responsable del proveedor.
- Aplicación gratuita de la AEAT: para quien emita muy pocas facturas, la Agencia Tributaria ofrecerá una aplicación básica gratuita que cubre los requisitos mínimos, aunque sin las funciones de gestión de una herramienta completa.
Plan de transición recomendado
Lo sensato es migrar a un software adaptado durante 2026, con margen y sin prisas — idealmente coincidiendo con un cambio de año, lo que simplifica la numeración de las facturas y la contabilidad del ejercicio. Dejarlo para junio de 2027 significa cambiar de herramienta con todo el mercado agolpado en la puerta.
Para profundizar en todos los detalles, consulta la guía completa: Verifactu para autónomos: qué es y cuándo será obligatorio.
Preguntas frecuentes
¿Es ilegal ya facturar en Excel?
No, actualmente no es ilegal facturar con Excel o Word. La obligación de usar un software adaptado a Verifactu entra en vigor el 1 de julio de 2027 para autónomos y el 1 de enero de 2027 para sociedades. Hasta entonces puedes seguir usándolos, aunque conviene planificar la transición con antelación.
¿Puedo enviar facturas en PDF?
Sí. Verifactu no regula el formato de envío, sino el sistema informático que genera la factura. Puedes seguir enviando facturas en PDF siempre que el software que las crea cumpla el reglamento.
¿Qué multa hay por no adaptarse a Verifactu?
El artículo 201 bis de la Ley General Tributaria establece sanciones de hasta 50.000 euros por ejercicio fiscal para quien facture con un sistema que no cumpla el reglamento.
¿Sirve la aplicación gratuita de la AEAT?
Sí. La AEAT ofrecerá una aplicación gratuita básica que cumple los requisitos mínimos de Verifactu, pensada para autónomos y pequeños negocios con muy poco volumen de facturación.
¿Y si tengo una sociedad en lugar de ser autónomo?
Las sociedades deben adaptarse antes: su obligación entra en vigor el 1 de enero de 2027, seis meses antes que la de los autónomos.
Fuentes
- Real Decreto 1007/2023 — Reglamento de los sistemas informáticos de facturación (BOE)
- Real Decreto-ley 15/2025, de 2 de diciembre — aplazamiento de Verifactu a 2027 (BOE)
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