Verifactu es la nueva normativa española sobre los programas de facturación: obliga a que las facturas se emitan desde un software que genere registros verificables e inalterables. No es lo mismo que la factura electrónica obligatoria (esa es otra ley distinta, la de la Ley Crea y Crece). Para los autónomos será obligatorio el 1 de julio de 2027; para las empresas, el 1 de enero de 2027. Y sí: facturar en Excel o en Word dejará de ser una opción legal.
En esta guía te contamos qué es exactamente Verifactu, a quién afecta, qué exige, qué pasa si no te adaptas y qué pasos dar desde hoy — sin jerga de asesor.
Qué es Verifactu (y qué no es)
Verifactu es el nombre con el que se conoce el Reglamento de los sistemas informáticos de facturación, aprobado por el Real Decreto 1007/2023. Nace de la Ley Antifraude de 2021, que introdujo una obligación nueva en la Ley General Tributaria: los programas con los que empresarios y profesionales facturan deben garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación.
Traducido: se acabó facturar con herramientas donde una factura se puede editar o borrar sin dejar rastro. El objetivo declarado de la norma es acabar con el "software de doble uso" que permite ocultar ventas.
Dos aclaraciones importantes, porque hay mucha confusión:
- Verifactu no es la factura electrónica obligatoria. Son dos normativas distintas. Verifactu regula el programa con el que emites tus facturas (aunque luego las imprimas en papel o las envíes en PDF). La factura electrónica B2B obligatoria viene de otra ley (Crea y Crece) y regula el formato y el intercambio de las facturas entre empresas. Llegarán por separado y con calendarios diferentes.
- No existe un "software certificado por la AEAT". La Agencia Tributaria no certifica ni homologa programas. El cumplimiento se acredita mediante una declaración responsable del fabricante del software, que debe acompañar al producto. Si un proveedor te dice que está "homologado por Hacienda", desconfía: esa figura no existe.
Las fechas clave tras el aplazamiento
El calendario original se ha movido dos veces (la última, con el aplazamiento aprobado a finales de 2025). Las fechas vigentes son estas:
| Quién | Obligación | Fecha |
|---|---|---|
| Fabricantes y comercializadores de software | Ofrecer solo sistemas adaptados al reglamento | Desde el 29 de julio de 2025 |
| Empresas (Impuesto sobre Sociedades) | Facturar con software adaptado | 1 de enero de 2027 |
| Autónomos (IRPF, actividades económicas) | Facturar con software adaptado | 1 de julio de 2027 |
Un matiz que casi nadie cuenta: aunque tu fecha como autónomo sea julio de 2027, los desarrolladores ya están obligados a vender únicamente software adaptado. Es decir, el mercado se está moviendo ahora — y adaptarse con margen siempre sale más barato que hacerlo en el último trimestre, con todo el mundo agolpado en la puerta.
A quién afecta (y a quién no)
Afecta, con carácter general, a:
- Autónomos con actividad económica en el IRPF que usen (o deban usar) un sistema informático para facturar.
- Sociedades sujetas al Impuesto sobre Sociedades.
- Da igual tu sector o tu volumen: si emites facturas con un programa, ese programa deberá cumplir el reglamento.
No afecta o tiene reglas especiales:
- Empresas acogidas al SII (Suministro Inmediato de Información del IVA): están excluidas de Verifactu, porque ya informan a la AEAT de su facturación casi en tiempo real. Afecta sobre todo a grandes empresas; la inmensa mayoría de autónomos no está en el SII.
- País Vasco y Navarra: tienen sus propios sistemas forales (como TicketBAI en el País Vasco). Verifactu aplica al territorio común. Si tributas en una hacienda foral, tu referencia es la normativa foral.
- Regímenes especiales (módulos, recargo de equivalencia): en general también les aplica cuando emiten facturas con software, aunque existen supuestos y operaciones con reglas particulares — si estás en uno de estos regímenes, conviene revisar tu caso concreto.
¿Y si hoy facturas a mano o con plantillas? Ahí está el cambio de fondo: cuando llegue tu fecha, las herramientas que no cumplan el reglamento (Excel, Word, plantillas editables) dejarán de ser válidas para facturar. Lo vemos en detalle más abajo.
Qué exige exactamente el software
Un programa de facturación adaptado a Verifactu debe, como mínimo:
- Generar un registro de facturación por cada factura (y otro si se anula), en el formato estandarizado que fija la normativa técnica.
- Encadenar los registros con una huella digital (hash): cada registro incorpora la huella del anterior, formando una cadena que permite detectar cualquier alteración posterior. No es que sea imposible tocar los datos: es que cualquier manipulación deja rastro y rompe la cadena.
- Registrar los eventos del sistema: el programa guarda constancia de operaciones relevantes (arranques, anulaciones, incidencias), aportando trazabilidad.
- Incluir un código QR en cada factura, con los datos esenciales, que permite a tu cliente (o a la propia AEAT) verificar la factura escaneándolo.
- Ir acompañado de la declaración responsable del fabricante, el documento con el que el desarrollador acredita que su sistema cumple el reglamento.
La AEAT ofrecerá además una aplicación gratuita básica para quien emita pocas facturas y no quiera pagar un software — una opción digna para volúmenes mínimos, aunque sin las funciones de gestión de una herramienta completa.
Las dos modalidades: con envío a la AEAT o sin él
Otra confusión habitual: el envío automático de tus facturas a Hacienda no es obligatorio. El reglamento contempla dos formas de cumplir:
- *Modalidad VERIFACTU (con remisión)**: tu software envía cada registro de facturación a la AEAT en el momento de emitirlo. A cambio, el sistema se beneficia de requisitos simplificados (la conservación queda garantizada por el propio envío) y tus facturas pueden incluir la mención de "factura verificable en la sede electrónica de la AEAT". Es la modalidad que la Agencia incentiva.
- Modalidad sin remisión: no envías nada en tiempo real. Tu software firma electrónicamente los registros, los encadena y los conserva a disposición de la AEAT por si los requiere.
Ambas son legales. La elección dependerá de tu software y de tu preferencia — pero que nadie te venda el envío en tiempo real como una obligación universal, porque no lo es.
¿Puedo seguir facturando en Excel o Word?
Hasta tu fecha de obligación, sí. A partir de ella, no: una hoja de cálculo o un documento de texto no generan registros encadenados, ni QR, ni eventos — no pueden cumplir el reglamento. Facturar con ellos pasará de "poco recomendable" a directamente sancionable.
Si hoy facturas así, no necesitas entrar en pánico: necesitas un plan de transición con fecha. Que es justo lo siguiente.
Cómo adaptarte, paso a paso
- Identifica cómo facturas hoy. ¿Plantillas de Excel/Word? ¿Un programa antiguo? ¿Una herramienta online? Ese es tu punto de partida.
- Si usas software, pregunta a tu proveedor por escrito: ¿estará adaptado a Verifactu y emitirá la declaración responsable? ¿En qué fecha? Si la respuesta es vaga, empieza a mirar alternativas.
- Si facturas con plantillas, elige una herramienta con margen — idealmente durante 2026, no en junio de 2027. Al comparar, exige: registros encadenados, QR, declaración responsable y, como criterio práctico, que además te resuelva el resto de tu fiscalidad (IVA e IRPF trimestrales), no solo la factura.
- Migra tu histórico con calma: clientes, series de numeración y facturas anteriores. Cambiar de herramienta en enero (inicio de serie anual) simplifica la numeración.
- Marca las fechas en tu calendario fiscal: 1 de enero de 2027 si tienes sociedad, 1 de julio de 2027 como autónomo — y revisa las novedades normativas un par de veces al año, porque este calendario ya se ha movido antes.
Qué pasa si no cumples: las sanciones
La Ley General Tributaria (artículo 201 bis) fija multas específicas y contundentes:
- Para el usuario: usar software de facturación que no cumpla el reglamento puede sancionarse con 50.000 € por ejercicio.
- Para quien fabrica o comercializa software no adaptado: hasta 150.000 € por ejercicio y por cada tipo de sistema.
Son importes fijos, no proporcionales a tu facturación — lo que hace la sanción especialmente dolorosa para un autónomo pequeño. La buena noticia: cumplir no depende de ti, sino de la herramienta que elijas. Elige bien y este riesgo desaparece de tu lista de preocupaciones.
Preguntas frecuentes
¿Qué es Verifactu en pocas palabras?
Es la normativa española que obliga a que las facturas se emitan desde programas que generen registros verificables e inalterables, con huella digital encadenada y código QR. Su objetivo es impedir la manipulación u ocultación de facturas.
¿Cuándo es obligatorio Verifactu para autónomos?
El 1 de julio de 2027. Para las empresas sujetas al Impuesto sobre Sociedades, el 1 de enero de 2027. Los fabricantes de software están obligados desde el 29 de julio de 2025 a ofrecer solo sistemas adaptados.
¿Verifactu es lo mismo que la factura electrónica obligatoria?
No. Verifactu regula el software con el que emites las facturas; la factura electrónica obligatoria (Ley Crea y Crece) regula el formato electrónico y el intercambio de facturas entre empresas. Son normativas distintas con calendarios distintos.
¿Tendré que enviar todas mis facturas a Hacienda en tiempo real?
No necesariamente. El envío inmediato (modalidad VERI*FACTU) es voluntario y tiene ventajas, pero existe una segunda modalidad igualmente legal en la que el software firma, encadena y conserva los registros sin remitirlos.
¿Existe software "certificado por la AEAT"?
No. La AEAT no certifica ni homologa programas. El cumplimiento se acredita con la declaración responsable del fabricante. Cualquier proveedor que presuma de "homologación oficial" está usando una figura que no existe.
¿Qué multa hay por facturar con un programa que no cumpla?
Hasta 50.000 € por ejercicio para el usuario, y hasta 150.000 € por ejercicio y tipo de sistema para quien fabrique o venda software no adaptado (artículo 201 bis de la Ley General Tributaria).
Fuentes
- Real Decreto 1007/2023 — Reglamento de los sistemas informáticos de facturación (BOE)
- Real Decreto 254/2025 — primera modificación del reglamento (BOE)
- Orden HAC/1177/2024 — especificaciones técnicas, funcionales y de contenido (BOE)
- Real Decreto-ley 15/2025, de 2 de diciembre — aplazamiento de Verifactu a 2027 (BOE)
- AEAT — Desarrollo técnico del reglamento Verifactu
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